Какво е проект

Организациите извършват работа. Работата се състои от операции и проекти. Операциите и проектите имат много общи характеристики :

• Извършват се от хора.
• Могат да използват ограничени ресурси.
• Планират се, изпълняват се и се контролират.

Предназначението на проектите е да се постигне стратегическият план на организацията. Операциите и проектите се различават основно по това, че операциите се изпълняват и повтарят, докато проектите са временни и уникални. Така проекта може да се дефинира чрез термините от неговите различителни характеристики - проект е временно усилие, целта на което е да се създаде уникален продукт или уникална услуга. Под временно трябва да се разбира, че проекта има точно определено начало и край. Уникална означава, че продукта или услугата са различни по някакъв начин от всички останали продукти или услуги. За много организации, проектите са предназначени да се отговори на изискванията и нуждите им, които не могат да бъдат изпълнени от нормалните за организацията операции.

Проекти се предприемат от всички нива в организацията. Те могат да включват един човек или хиляда, тяхната продължителност може да варира от няколко седмици до повече от пет години. В проекта могат да участват отдел от организацията или да излезе извън рамките на организацията под формата на партньорство с други организации. Проектите са критични за реализацията на бизнес стратегията на организацията защото чрез тях тя се реализира. Примери за проекти:

• Разработка на нова услуга или продукт.
• Промяна в структурата, служителите или стила на организацията.
• Дизайн на ново средство за транспорт.
• Разработка или придобиване на нова или променена информационна система.
• Построяване на сграда.
• Политическа кампания.
• Имплементиране на нова бизнес процедура или процес.

Всеки проект има начало и край. Края е достигнат, когато конкретните му цели(objectives) са постигнати или когато стане ясно, че конкретните цели на проекта няма или не може да бъдат изпълнени или самия проект не е необходим. Тогава проекта се прекратява. Времетраенето на проекта е крайно, без значение колко време ще отнеме. За проектите не са изискват постоянни усилия.

Като допълнение, проектите не се използват само за създаване на услуга или продукт. Проектите често имат очакван и неочакван социален, икономически и природен ефект, който трае по-дълго от самия проект. Повечето проекти са започнати с цел създаване на дългосрочни резултати. Например проект за създаване на национален паметник би създал резултат, който трае десетилетия. Серия от проекти и/или допълващи проекти изпълняващи се паралелно могат да бъдат необходими за постигането на стратегическите конкретни цели.

Конкретните цели на проектите и операциите са коренно различни. Целите на проекта са да се постигнат конкретни резултати и да се прекрати работата по него. Целта на постоянно изпълняващ се процес е да поддържа бизнеса. Проекта коренно се различава от процесите в организацията, защото той се прекратява, когато си изпълни целите, докато процедурите приемат нов набор от цели и продължават.

Временната природа на проекта може да се приложи и към други аспекти:

• Възможността или пазарния прозорец е обикновено временен - повечето проекти имат ограничено време, за което те трябва да създадат услугата или продукта.
• Екипа на проекта, като екип, рядко остава след проекта - повечето проекти са изпълнявани от екип, създаден точно за целите му, като след края на проекта екипа се разпуска.
• Всички проекти започват като идея. Идеята е за създаване на нов продукт или услуга, обикновено е общо понятие какъв трябва да бъде крайния резултат. Постигането на крайния резултат става чрез постепенно изработване и оформяне на идеята. Когато проекта достигне своя край, нуждите, който са създали проекта, се преразглеждат и наблюдават. Пълното разбиране на нуждите и възможността да се изпълнят тези нужди идва от постепенното изработване. Постепенното изработване е итеративен процес замислен за коректно и пълно изпълнение на крайните цели на проекта.